Langfassung

1. Zweck des Dextinity® AI Hub

Der Dextinity® AI Hub ist eine interne KI-Plattform zur Unterstützung von Mitarbeiter:innen und berechtigten Nutzer:innen bei fachlichen, organisatorischen und dokumentenbezogenen Aufgaben.

Die Plattform kann insbesondere verwendet werden für:

• die Unterstützung bei Recherchen,
• die Erstellung und Überarbeitung von Texten,
• die Analyse und Strukturierung von Informationen,
• die Nutzung von KI-gestützten Workflows,
• die Arbeit mit Agenten und automatisierten Abläufen,
• die Vorbereitung von Entwürfen, Zusammenfassungen, Notizen und Meldungen.

Die Ergebnisse des Dextinity® AI Hub sind Unterstützungsergebnisse. Sie ersetzen keine fachliche oder rechtliche Prüfung durch eine verantwortliche Person.

2. Wer darf den Dextinity® AI Hub verwenden?

Der Dextinity® AI Hub darf nur von berechtigten Nutzer:innen verwendet werden.

Der Zugriff erfolgt über die vorgesehenen Authentifizierungs- und Berechtigungssysteme. Nutzer:innen dürfen nur jene Funktionen, Daten und Workflows verwenden, für die sie freigeschaltet sind.

3. Grundregel für die Nutzung

Alle Nutzer:innen müssen den Dextinity® AI Hub verantwortungsvoll, nachvollziehbar und im Einklang mit geltenden internen Vorgaben verwenden.

Insbesondere gilt:

• KI-Ergebnisse sind immer kritisch zu prüfen.
• Fachliche Entscheidungen dürfen nicht blind auf Basis einer KI-Antwort getroffen werden.
• Bei Unsicherheit ist eine fachlich zuständige Person einzubeziehen.
• Warnungen, Disclaimer, Quellenhinweise und Guardrails sind zu beachten.
• Feedback- und Meldefunktionen sind zu verwenden, wenn Fehler, Risiken oder problematische Inhalte erkannt werden.

4. Zulässige Nutzung

Der Dextinity® AI Hub darf insbesondere für folgende Zwecke verwendet werden:

4.1 Fachliche Unterstützung

Erlaubt ist die Nutzung zur Unterstützung bei fachlichen, organisatorischen oder dokumentenbezogenen Aufgaben, sofern das Ergebnis geprüft wird.

Beispiele:

• Entwürfe für Texte oder Antworten erstellen bzw. überarbeiten
• Informationen zusammenfassen
• Inhalte strukturieren
• Dokumente vorbereiten oder überarbeiten
• interne Notizen, Protokolle oder Meeting Notes erstellen
• Workflows manuell oder autonom ausführen, sofern dies freigegeben ist

4.2 Nutzung von Agenten und Workflows

Nutzer:innen dürfen nur freigegebene Agenten und Workflows produktiv einsetzen.

Testversionen, Vorschauen oder Playground-Ergebnisse sind entsprechend vorsichtig zu behandeln.

4.3 Nutzung mit Kontrollmechanismen

Der Dextinity® AI Hub verfügt über:

• Guardrailing mit Input und Output Control
• Disclaimer-Wartung mit Rule Sets
• Qualitätsmanagement für Agents
• automatische Tests
• Auswertungen
• Erklärbarkeit jedes Agenten-Schrittes
• Audit Logs
• Meldewesen für Feedback

Diese Funktionen sollen Nutzer:innen helfen, Ergebnisse besser einzuschätzen. Sie entbinden Nutzer:innen aber nicht von der eigenen fachlichen Prüfung.

5. Nicht zulässige Nutzung

Der Dextinity® AI Hub darf nicht für Zwecke verwendet werden, die gegen interne Vorgaben, Datenschutz oder den EU AI Act verstoßen.

Insbesondere ist verboten:

5.1 Nutzung für verbotene KI-Praktiken

Der EU AI Act enthält in Art. 5 verbotene KI-Praktiken. Der Dextinity® AI Hub darf nicht für solche verbotenen Praktiken verwendet werden. Es gilt eine einfache interne Regel:

Verwende den Dextinity® AI Hub nicht für manipulative, missbräuchliche, diskriminierende, überwachende oder sonst rechtlich unzulässige Zwecke.

5.2 Keine ungeprüften fachlichen Entscheidungen

KI-Ergebnisse dürfen nicht ungeprüft als finale fachliche, rechtliche oder wirtschaftliche Entscheidung verwendet werden.

Nicht erlaubt ist insbesondere:

• eine KI-Antwort ohne fachliche Prüfung an Kund:innen weiterzugeben,
• eine KI-Ausgabe ungeprüft als verbindliche Beratung zu verwenden,
• eine KI-Ausgabe ungeprüft in Akten, Meldungen oder Dokumentationen zu übernehmen,
• Warnungen zu ignorieren

5.3 Keine Umgehung von Sicherheits- und Zugriffskontrollen

Nicht erlaubt ist:

• die Nutzung fremder Accounts,
• das Teilen von Zugangsdaten,
• der Versuch, Berechtigungen zu umgehen,
• das Umgehen von Guardrails,
• das absichtliche Auslösen nicht freigegebener Workflows,
• der Zugriff auf Daten, für die keine Berechtigung besteht.

5.4 Keine missbräuchliche Nutzung von Kundendaten

Nutzer:innen dürfen nur jene Daten eingeben oder verarbeiten, die sie im Rahmen ihrer Rolle verwenden dürfen. Der Dextinity® AI Hub ist datenschutz-konform und AI-Act-konform ausgelegt. Trotzdem bleiben Nutzer:innen verantwortlich, nur zulässige Inhalte einzugeben und interne Datenschutz- und Sicherheitseinstellungen zu beachten.

6. Transparenzpflichten gegenüber Nutzer:innen und Dritten

Nach Art. 50 AI Act bestehen Transparenzpflichten für bestimmte KI-Systeme. Außerdem müssen Nutzer:innen laut recherchiertem Kontext über den Einsatz von KI informiert werden.

Daher gilt:

• Wenn eine Person mit einem KI-System interagiert, soll klar sein, dass KI eingesetzt wird.
• Wenn KI-generierte Inhalte extern verwendet werden, ist zu prüfen, ob ein Hinweis auf KI-Unterstützung erforderlich ist.

7. KI-Kompetenz der Nutzer:innen

Nach Art. 4 AI Act ist KI-Kompetenz / AI Literacy relevant. Alle Nutzer:innen müssen daher vor oder während der Nutzung ausreichend verstehen:

• was generative KI und der Dextinity® AI Hub kann,
• was er nicht kann,
• dass KI falsche oder unvollständige Ergebnisse liefern kann,
• dass Quellen und Ergebnisse geprüft werden müssen,
• dass Warnungen und Disclaimer zu beachten sind,
• wann ein Ergebnis eskaliert oder gemeldet werden muss.

Wer sich bei der Nutzung unsicher fühlt, soll den Dextinity® AI Hub nicht für produktive Zwecke einsetzen, sondern Unterstützung einholen.

8. Hochrisiko-KI und besondere Vorsicht

Der AI Act enthält besondere Pflichten für Hochrisiko-KI-Systeme. Daher werden alle Verarbeitungen, die in diese Hochrisiko-Kategorie fallen, hiermit von der erlaubten Nutzung ausgeschlossen.

Daher gilt:

• Neue oder kritische Use Cases sind vor produktiver Nutzung zu prüfen.
• Wenn ein Use Case möglicherweise Hochrisiko-KI betrifft, darf er nicht ohne Freigabe produktiv eingesetzt werden.
• Für Hochrisiko-KI können zusätzliche Pflichten gelten
• Nutzer:innen dürfen keine Hochrisiko-Use-Cases eigenständig einführen.

9. Quellen, Erklärbarkeit und Prüfung von Ergebnissen

Der Dextinity® AI Hub bietet bereits:

• Anzeige der von der KI genutzten Datenquellen (optional)
• Erklärbarkeit jedes Agenten-Schrittes (optional)
• Qualitätsmanagement für Agents (optional)
• Meldewesen für Feedback (optional)

Nutzer:innen können diese Funktionen je nach Use-Case und Berechtigung aktiv verwenden.

Bei jeder relevanten Ausgabe gilt:

• Quelle prüfen.
• Inhalt fachlich prüfen.
• Warnungen beachten.
• Bei unklaren oder riskanten Ergebnissen Feedback/Meldung abgeben.
• Keine ungeprüften Inhalte extern verwenden.

10. Datenschutz und Sicherheit

Der Dextinity® AI Hub verfügt über Datenschutz- und Sicherheitseinstellungen bei Agents und ein abgestuftes Rechtemanagement. Nutzer:innen müssen die vorgesehenen Datenschutz- und Sicherheitseinstellungen einhalten. Insbesondere gilt:

• Keine Daten verwenden, für die keine Berechtigung besteht.
• Keine sensiblen Informationen unnötig eingeben.
• Keine Inhalte aus geschützten Bereichen in nicht freigegebene Workflows übertragen.
• Transkriptionen nur verwenden, wenn dies zulässig und freigegeben ist.

11. Feedback, Fehler und Meldepflichten

Wenn Nutzer:innen feststellen, dass der Dextinity® AI Hub:

• falsche Ergebnisse liefert,
• unpassende Inhalte erzeugt,
• Quellen falsch bewertet,
• Warnungen nicht korrekt ausgibt,
• Workflows unerwartet ausführt,
• Datenschutz- oder Sicherheitsrisiken erzeugt,

ist die Feedback- oder Meldefunktion zu verwenden, sofern diese vom Administrator aktiviert wurde.

12. Versionierung, Tests und produktiver Einsatz

Der Dextinity® AI Hub unterstützt bereits:

• Versionierung für Agenten und Workflows
• Testbarkeit aller Versionen im Playground
• Agent Versionierung
• Updatetests vor Produktivbetrieb
• Preview-Funktion
• Qualitätsmanagement für Agents

Daher gilt:

• Neue Versionen sind vor dem Produktivbetrieb zu testen.
• Playground- oder Preview-Ergebnisse sind nicht automatisch produktiv freigegeben.
• Änderungen an Agenten oder Workflows dürfen nur im Rahmen der vorgesehenen Berechtigungen erfolgen.
• Produktiv eingesetzte Versionen müssen nachvollziehbar bleiben.

15. Verantwortungsvolle Nutzung im Alltag

Jede:r Nutzer:in verpflichtet sich, den Dextinity® AI Hub so zu verwenden, dass:

• Ergebnisse nachvollziehbar bleiben,
• fachliche Verantwortung nicht an die KI abgegeben wird,
• Kund:innen und Dritte nicht durch ungeprüfte KI-Ausgaben beeinträchtigt werden,
• Datenschutz und Berechtigungen eingehalten werden,
• Transparenzpflichten beachtet werden,
• verbotene KI-Praktiken vermieden werden,
• Risiken und Fehler gemeldet werden.